La comunidad del edificio donde vive Marcelino no cuenta con muchos vecinos y por ese motivo no tienen contratado a un administrador. Se va nombrando presidente, que al mismo tiempo es secretario y administrador, por turno rotatorio. Ahora le ha tocado a él el nombramiento. El presidente anterior le ha pasado toda la documentación de la comunidad y junto con el libro de actas hay un montón de documentación de muchos años atrás de convocatorias, representaciones y otros papeles de todas las reuniones. Nos pregunta si es necesario conservar todo eso teniendo en cuenta que a todo se hace referencia en el libro de actas.
Este punto lo contempla expresamente la Ley de Propiedad Horizontal que establece que, además de conservar el libro de actas como es obvio, hay que guardar los documentos relacionados con las reuniones: convocatorias, apoderamientos, etcétera durante cinco años. Transcurrido este plazo el secretario, que es el obligado a custodiar y conservar la documentación de la comunidad, puede deshacerse de estos documentos y mantener únicamente los de los últimos cinco años. Eso sí, es conveniente eliminar esta documentación de forma que no se ponga en riesgo la protección de datos de los propietarios.