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Abogadas al rescate – La convocatoria a una junta de propietarios

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En este episodio de Abogadas al Rescate hablamos de las convocatorias a las juntas de propietarios: quién las hace, cómo y dónde han de realizarse, cuál ha de ser su contenido…

Tan solo son dos minutos de información pero merece la pena hacer un pequeño esfuerzo cada semana porque, poco a poco, iremos comprendiendo mejor nuestros derechos y empezaremos a pensar de una forma más práctica lo que, sin apenas darnos cuenta, nos ayudará a evitar problemas legales en nuestro día a día.

Podéis ver el vídeo aquí.

Este vídeo es un primer nivel de información, muy genérico, que es suficiente para tener una idea superficial de la cuestión. Si te encuentras la situación que comentamos o quieres ampliar tu conocimiento en este tema es el momento de dar un paso más y seguir leyendo. Explicamos con detalle cómo convocar una junta en una en una comunidad de propietarios. De esta forma si eres el destinatario de una convocatoria o te encuentras en la situación de realizar una convocatoria cuentas con un mayor conocimiento para hacerla o comprobar si todo está correcto.

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¿Quién puede convocar una junta de propietarios?

El cargo que, en principio, es el encargado de realizar las convocatorias a las juntas, es el presidente de la comunidad. Ahora bien, no es la única posibilidad.

La ley también prevé la opción de que puedan convocarla los propietarios y, para este supuesto, abre dos alternativas:

  • Que lo soliciten la cuarta parte de los mismos.

  • Que lo planteen un número de estos que representen al menos el 25 por cien de las cuotas de participación.

Por tanto, si como propietarios deseamos que un determinado asunto se trate por la junta para que esta adopte un acuerdo tenemos dos opciones: hablar con el presidente para que sea este quien realice la convocatoria a la reunión o convencer a un número de propietarios que reúnan una de las dos condiciones que hemos comentado y convocar la junta en nombre de todos los que la promuevan.

Por último, cabe una posibilidad más: que todos los propietarios se encuentren reunidos y de común acuerdo decidan realizar una junta en ese momento. Que estén todos los propietarios y que todos quieran llevar a cabo la junta es un requisito imprescindible, pues en otro caso no será factible por esta vía.

¿Y si no contamos con ese quórum pero queremos que la junta trate un asunto?

Pero, ¿qué sucede si nuestra propuesta de convocatoria no convence al presidente ni a un número de propietarios suficiente? ¿No podemos entonces plantear nuestra idea a la junta de propietarios para que adopte un acuerdo sobre el particular? Si estamos en esta situación la respuesta es clara: no podemos convocar una junta al efecto pero sí que podemos solicitar que el asunto o asuntos que deseemos tratar se incluyan como un punto del orden del día de la siguiente reunión.

Para hacerlo no precisamos ningún tipo de quórum ni contar con el acuerdo de ningún otro propietario o cargo de la comunidad. Basta con dirigir un escrito al presidente donde se indiquen claramente los asuntos que se solicita que sean tratados por la junta. El presidente no tiene obligación de convocar una junta pero sí de incluir esos asuntos en el orden del día de la siguiente que vaya a efectuarse.

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¿Cuál tiene que ser el contenido de la convocatoria?

La convocatoria es un documento que se remite a todos los propietarios anunciándoles la celebración de la próxima junta y tiene que incluir un contenido mínimo para que esté realizada conforme a la ley y, por tanto, sea plenamente efectiva.

Estos son los puntos básicos que debe contener toda convocatoria:

  • Quién realiza la convocatoria. Si es el presidente se realizará en nombre de este. Lo más habitual si la comunidad cuenta con un administrador profesional es que la convocatoria la redacte el propio administrador. Si no, en otro caso, puede hacerla el propio presidente. Si la convocatoria la realiza un número de propietarios conforme a lo que hemos explicado anteriormente, debe figurar el nombre de las personas que la promueven y sus cuotas de participación si estas son las que determinan el cumplimiento de los requisitos legales para poder proceder a convocar a la junta.

  • Lugar, día y hora en que se celebra la junta en primera convocatoria o, en su caso, en segunda convocatoria. Para que la junta pueda celebrarse en primera convocatoria es preciso que asistan a la hora prevista para ello un número de propietarios que representen la mayoría y a su vez sus cuotas de participación sumen igualmente esa mayoría. Si no se alcanza ese número, la junta todavía puede celebrarse en el día y hora previsto para la segunda convocatoria con los propietarios que se encuentren presentes pues, en este supuesto, no se establece un quórum mínimo. La segunda convocatoria puede ser el mismo día siempre y cuando exista una diferencia de media hora mínimo entre la citación a la primera y a la segunda. De hecho, esto suele ser lo que se hace habitualmente: convocar la junta un día concreto, por ejemplo, a las 19:00 horas en primera convocatoria y a las 19:30 horas en segunda convocatoria. Si no fuera posible realizar la junta convocada, entonces tendrá que ser convocada de nuevo con los mismos requisitos y en este caso hay que hacer la convocatoria, al menos, con tres días de antelación a su realización.

  • Orden día. Esta parte es especialmente importante. Es esencial incorporar a la convocatoria de manera numerada y separada todos los puntos sobre los que la junta ha de tomar conocimiento o pronunciarse mediante la adopción de acuerdos. Los puntos han de tener una redacción clara, comprensible y que no deje lugar a dudas sobre el acuerdo que se pretende adoptar. Es la mejor manera de evitar conflictos posteriores. Debemos tener en cuenta que los propietarios reciben la convocatoria y deben conocer en ese momento todos los puntos a tratar en la reunión. ¿Qué quiere decir esto? Que la junta no puede adoptar ningún acuerdo sobre ningún extremo que no se encuentre expresamente incluido como un punto del orden día. En otro caso, ese acuerdo no será válido.

  • Propietarios privados del derecho a voto. La convocatoria debe contener una relación de los propietarios que en ese momento no se encuentren al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad con la advertencia de que se encuentran privados del derecho de voto si no realizan el pago de forma previa a la junta, no consignan las cantidades judicial o notarialmente o no las impugnan judicialemente. Estos propietarios están privados del derecho a voto pero pueden acudir a la junta y participar en las deliberaciones que se lleven a cabo de todos los asuntos.

  • Formulario de delegación de voto. Si un propietario no puede acudir a la junta puede delegar su voto en otra persona, tal y como ya explicamos. El procedimiento es muy sencillo y basta con un simple escrito firmado por el propietario con los datos de la persona que le va a representar. Por supuesto que se puede concretar introduciendo instrucciones de voto, por ejemplo, pero no es necesario. Las convocatorias suelen incluir un formulario de delegación para facilitar a los propietarios su delegación.

Un consejo.

Nuestra principal recomendación cuando analizamos este tema es clara: poner mucho cuidado en la redacción de cada punto del orden del día, especialmente en aquellos puntos sobre los que la junta va a decidir a través de un acuerdo y que pueden ser especialmente conflictivos. Y, por supuesto, no abordar ningún asunto que requiera tomar decisiones si no se encuentra previamente incluido en el orden del día. Cuando se incluye un punto final genérico bajo el título “ruegos y preguntas” o uno similar es para el planteamiento de cuestiones comunitarias sin transcendencia que no requieran la adopción de acuerdos por parte de los propietarios. Si surge una cuestión que sí lo requiera en este punto, será precisa la convocatoria de una nueva junta donde expresamente se incluya ese punto como orden del día.

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¿Con cuánta antelación se convoca una junta ordinaria?

Al menos una vez al año debe convocarse una junta ordinaria. Es la junta en la que se acuerda el nombramiento de cargos, la aprobación de cuentas anuales y del presupuesto de ingresos y gastos el próximo ejercicio.

Esta junta ha de convocarse al menos con seis días de antelación, es decir, la convocatoria ha de comunicarse a los propietarios de forma que cuenten con seis días de tiempo antes de la celebración de la junta. La ley prevé este espacio de tiempo por la importancia de los temas a tratar y para que los propietarios puedan comprobar el estado de cuentas y la propuesta presupuestaría del año que comienza.

¿Con cuánta antelación se convoca una junta extraordinaria?

Las juntas extraordinarias, tal y como hemos comentado, se convocan en cualquier momento del año siempre y cuando la comunidad de propietarios precise adoptar un acuerdo sobre cualquier cuestión. En atención a la característica de estas juntas no es preciso convocarlas con un plazo concreto previo a su celebración. La ley tan solo dice que hay que convocarlas con la antelación que sea posible. Eso sí, es imprescindible que sea con el tiempo necesario para que llegue a conocimiento de todos los propietarios y de este modo sea posible su asistencia.

¿Cabe la posibilidad de una junta sin convocatoria?

Sí. Tal y como ya hemos explicado, si todos los propietarios se encuentran presentes pueden decidir realizar una junta de propietarios aunque no haya existido una convocatoria previa.

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¿Cómo se comunica la convocatoria a una junta a un propietario?

Todas las comunicaciones que deben hacerse a un propietario por cualquiera de los cargos de la comunidad tienen que efectuarse en el domicilio que cada uno de los propietarios haya indicado a la persona que ostente el cargo de secretario. Tiene que ser un domicilio en España.

Si no se indica un lugar diferente se tiene por domicilio para todas las citaciones y notificaciones el piso o local del que sea titula el propietario dentro de la comunidad y se entiende que surten plenos efectos las comunicaciones entregadas a quien ocupe el mismo.

Este último suele ser el supuesto más habitual. No obstante, también es bastante frecuente que se indique otro domicilio cuando, por ejemplo, existe un alquiler o se trata de una segunda vivienda. En estos casos es muy importante hacer la indicación correspondiente al secretario para que, como propietarios, no nos perdamos ninguna comunicación que tenga que hacernos nuestra comunidad.

También es importante, y por los mismos motivos, notificar al secretario el cambio de titularidad del inmueble si, por ejemplo, se produce una venta, una donación o una sucesión herencia.

¿Y si no fuera posible realizar la convocatoria en el domicilio de algún propietario?

Si se intenta la notificación o citación a un propietario en el domicilio que ha indicado o, en otro caso, en el piso o local del inmueble, y no es posible realizarla, para evitar el desconocimiento de la misma por ningún propietario, se debe colocar en el tablón de anuncios de la comunidad o bien en un lugar visible de uso general habilitado al efecto como, por ejemplo, en el portal, en los ascensores, en el acceso a las escaleras…

Esta comunicación hecha de esta forma tiene que incluir el contenido de la convocatoria, como es obvio, y una diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a realizar de esta forma la notificación. Tiene que ir firmada por la persona que ejerza las funciones de secretario con el visto bueno del presidente.

La notificación realizada siguiendo este sistema surte plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales. Por tanto, si se trata de una convocatoria a una junta hay que tener en cuenta que debe hacerse con suficiente antelación para dar cumplimiento a este plazo si sabemos que van a existir problemas de comunicación con algún propietario.

En cualquier caso, nuestra recomendación es que las notificaciones, especialmente de las convocatorias, se efectúen siempre en el domicilio indicado por el propietario y en un lugar de paso y general conocimiento de todos, aunque no haya especiales problemas de comunicación con ninguno de ellos.

¿Y si tenemos en la comunidad un propietario conflictivo o que puntualmente puede plantear un problema con la adopción de algún acuerdo en la comunidad?

Hay muchas comunidades que cuentan con un propietario con el que ya tienen un conflicto o bien prevean que con un acuerdo puntual pueda surgir un problema con alguno de ellos. En estos casos hay que tener especial cuidado con no dejar ningún resquicio, para evitar la impugnación de los acuerdos adoptados.

En estos casos, nuestro consejo es que a esta persona en concreto se le remita la convocatoria y, en su momento, el acta de la junta de forma que quede constancia de su recepción. De este modo evitamos cualquier problema de negativa de recepción.

No es una exigencia legal pero es una manera de prevenir problemas futuros.

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